Bachelorball, Absolventenfeier oder Prom organisieren

 Neun-Punkte-Plan für Deinen Abschlussball

 

Dein duales Studium neigt sich dem Ende zu? Dann wird es Zeit, sich über einen gebührenden Ausstand Gedanken zu machen. Je nach Jahrgangsstärke kommen leicht über 1.000 Absolventenballgäste zusammen: Eltern, Verwandte, Freunde, Ehrengäste, Firmenvertreter und Dozenten. Schiefgehen sollte deshalb nichts.

Mit diesem Neun-Punkte-Plan organisierst Du für Dich und Deinen Jahrgang den perfekten Abschlussball und setzt das i-Tüpfelchen auf euer duales Studium:

1. Das Orgateam richtig zusammensetzen

Für die Organisation so eines Events hat sich ein Orgateam für den ganzen Jahrgang bewährt: vier bis fünf Personen sind optimal. Am besten eignen sich Kommilitonen, mit denen man schon zusammengearbeitet hat oder die schon bei einer ähnlichen Organisation beteiligt waren. Wenn eine Gruppe komplett neu zusammengewürfelt wird, muss man damit rechnen, dass sich zunächst jeder auf den anderen einstellen muss. Ihr werdet nicht von der ersten Minute an zum Arbeiten kommen und lauft Gefahr euch schon früh in Detaildiskussionen zu verlieren: Soll das Buffet italienisch originell oder deutsch herzhaft sein? Welche Musik soll bei der Zeugnisverleihung gespielt werden? Für die wichtigeren Themen bleibt dann oft zu wenig Zeit.

Ihr solltet deshalb einen Hauptverantwortlichen ernennen, der das Zepter in die Hand nimmt und die Organisation vorantreibt. Je nach Anzahl der Mitglieder kann die Arbeit dann nach Themen aufgeteilt werden nach zum Beispiel Location, Programm, Einladungen und Verkauf.

Beachtet, dass jeder aus dem Jahrgang eine Meinung hat und diese gerne kundtun möchte. Das hat durchaus Vorteile wenn man zum Beispiel auf der Suche nach einer Band ist und ein Absolvent in einer Band spielt oder jemanden kennt, der in einer Band spielt. Andererseits wird es immer Leute geben, die etwas an den getroffenen Entscheidungen auszusetzen haben. Man sollte die Wünsche aller respektieren und versuchen eine Veranstaltung und ein Programm zu organisieren, das allen gefällt. Dennoch wird man es niemals allen recht machen können und muss deshalb als Orgateam mit Kritik rechnen und umgehen können.

2. Frühzeitige Planung erspart Termindruck und Stress

Ihr solltet etwa ein Jahr im Voraus mit der Planung beginnen. Nicht eher, da die Locations so früh oft noch keine Preise haben, aber auch nicht viel später, da die Planung viel Zeit auffressen wird. Dazu kommt, dass gerade beim dualen Studium die Zeit eher schnell vergeht. Durch den Wechsel von Praxis und Theorie, kann sich das Orgateam in der Praxisphase nicht oder nur selten treffen.

Startet eine Umfrage im Jahrgang, wie viele Leute jeder plant in etwa mitzubringen, um einen ungefähren Wert für die Teilnehmeranzahl zu erhalten. Idealerweise schlagt ihr mindestens 3 Termine vor.

Ein Tipp: Vermeidet Terminkollisionen mit Großevents, also Fußball-WM-Finale und dergleichen.

3. Die perfekte Location für den Abschlussball finden
  • Größe: Dass die Location nicht zu klein sein sollte, versteht sich von selbst. Doch auch eine viel zu große Location wird zum Stimmungskiller, wenn sich die Feiernden verloren vorkommen.
  • Lage: Ist die Location gut zu erreichen? Gibt es genügend Parkplätze?
  • Übernachtungsmöglichkeiten: Auswärtige duale Studenten werden ihre Wohnungen schon gekündigt haben und sind mit ihrem Anhang auf Hotels und Pensionen angewiesen.
  • Miete und Kaution: Achtung, eventuell wird eine hohe Anzahlung fällig. Ansonsten ist Nachverhandeln beim Preis oder über Zusatzleistungen erlaubt.
  • Deko: An Tischdekoration, Hussen für die Bestuhlung und Platzkärtchen denken.
  • Bühne und Technik: Kläre ab, welches Equipment ihr für euer Entertainment benötigt. Manche DJs bringen ihre eigene Technik mit, anderen muss sie bereitgestellt werden. Vergleicht Preise für DJs einmal mit eigenen Boxen, Licht und Co. und ohne mit den Preisen von Technikverleihern. Aufbau und Transport zur Location müssen geregelt werden.
4. Essen und Trinken mit Location im Paket oder Catering-Service bestellen

Oft werden Pauschalen zusammen mit der Location angeboten. Solche Pakete ersparen euch viel Organisationsaufwand.

Vegan, Low-Carb, Paleo, Low Fat, Weight Watchers – Auf jeden Ernährungstrend solltet ihr nicht eingehen. Die Brigitte-Diät muss an diesem Abend mal aussetzen. Doch zumindest vegetarische und vegane Alternativen sind einfach ein Muss. Hiervon solltet ihr mindestens ein vollwertiges Gericht, also nicht nur Kombis aus Beilagen, berücksichtigen. Nicht vergessen: Gerichte beschriften!

Wenn es noch etwas mehr sein soll, könnt ihr einen Sektempfang und Häppchen im Foyer reichen und später noch einen Mitternachtssnack anbieten.

5. Für gelungenes Entertainment sorgen

DJ, Rockbank, Tanzeinlagen, Comedians, Moderation, Fotograf – Für jede Leistung sollte man schnellstmöglich einen Vertrag abschließen und vorher nichts im Jahrgang bewerben. In unserem Fall wurde als kleines Highlight eine Akrobatengruppe eingeplant, was sich schnell herumgesprochen hatte. Ein fixer Vertrag wurde nicht aufgesetzt, da es sich um gute Bekannte eines Orgateam-Mitglieds handelte. Als der ganze Jahrgang schon Bescheid wusste, sagte die Gruppe ab.

Das heißt also, sobald alle Grundlagen besprochen sind, sollte ein Vertrag abgeschlossen werden, um sich abzusichern. Verträge solltet ihr genau studieren, gegebenenfalls jemanden mit Veranstaltungserfahrung drüber lesen lassen. Fallen sind zum Beispiel bei Verträgen mit Künstlern die Übernahme von Getränken, Speisen, Hotelzimmer etc. Auch regeln müsst ihr, wer im Krankheitsfall einen Ersatz besorgt.

6. Mit diesen Programmpunkten begeistert ihr

Beim Programm sind eurer Kreativität keine Grenzen gesetzt. Für die Absolventenfeier haben sich bewährt:

  • Feierliche Reden: Duale Absolventen, Dozenten, Sponsoren und Praxispartner
  • Ehrung der Kursbesten / Jahrgangsbesten dualen Studenten „Die Besten der Besten“
  • Ehrung der Dozenten
  • “Schlag den Dozenten” (ein Elton darf natürlich nicht fehlen ;-))
  • Besondere Auszeichnungen für die beste Abschlussarbeit
  • Künstlereinlagen
7. Bürokratische Hürden meistern: GEMA, Ordnungsamt und Versicherung

Ihr solltet euren Abschlussball bei der GEMA anmelden, sonst kann nachträglich eine hohe Strafe auf euch zukommen. Die GEMA staffelt ihre Tarife je nach Größe und Art der Veranstaltung. Informiert euch auf der Website oder holt euch nähere Infos bei der GEMA-Bezirksdirektion.

Auch beim Ordnungsamt meldet ihr eure Abschlussfeier besser an. Dort informiert man dann für euch automatisch alle notwendigen Stellen, zum Beispiel die Polizei, sodass allen klar ist, dass es etwas länger gehen und lauter werden könnte.

Ganz wichtig ist eine sogenannte Veranstalterhaftpflichtversicherung: Schließt diese unbedingt ab, denn von eurer Privathaftpflichtversicherung könnt ihr kein Geld erwarten, wenn zum Beispiel ein Partygast über schlecht verlegte Kabel stolpert und sich den Arm bricht.

8. Kartenpreis richtig kalkulieren und den Verkauf organisieren

Die Kosten der Feier verteilt ihr auf alle Teilnehmer. Erstellung, Druck und Versand der Einladungskarten kosten euch ebenfalls Geld. Eventuell müsst ihr auch Freikarten für Dozenten oder Sponsoren miteinkalkulieren.

Beim Verkauf der Karten ist einiges zu beachten. Wenn noch nicht vorhanden, muss ein Konto eingerichtet werden. Dann kann das Geld von den Studenten überwiesen und die Karten versendet werden. Dabei sollten Porto und Verpackung entweder in der Kalkulation berücksichtigt oder zusätzlich berechnet werden.

Eine weitere Möglichkeit ist der Barverkauf. Problematisch kann allerdings die wirklich, wirklich große Summe an Bargeld werden, die dabei entsteht. Wechselgeld müsst ihr dann auch genügend vorhalten. Zum einen besteht dann ein gewisses Risiko, dass Geld verloren geht, zum anderen muss eure Bank bei einer hohen Bargeldeinzahlung eine Meldung an das Finanzamt schicken. Wie in unserem Fall muss dem Finanzamt mit etwas bürokratischem Aufwand erklärt werden, wo das ganze Geld herkommt.

Möglichkeiten den Kartenpreis noch etwas zu drücken:

– Spenden einwerben (statt Sponsoren wegen steuerlicher Schwierigkeiten)

– Kuchenverkauf oder Grillen zum „Tag der offenen Tür“ an eurer Hochschule

– Deko oder Tickets selber basteln

– After-Show-Party im Studentenclub statt in kostspieliger Partylocation

9. Wie ihr den Abschlussball optimal ankündigt

Wichtig ist, die Zusammensetzung des Preises klar zu kommunizieren. Solche Karten sind nicht günstig und wenn dann noch die ganze Familie mitkommt, summiert sich das Ganze. Euren Mitstudenten muss bewusst sein, wofür sie ihr Geld ausgeben.

Sitzordnung: am besten schon beim Kartenverkauf Anzahl der benötigten Sitzplätze und Wünsche zur Sitzordnung aufnehmen.

 

Viele wiederkehrende Fragen könnt ihr euch mit einem FAQ auf Facebook oder einer separaten Website sowie am schwarzen Brett vom Hals halten:

– Von wann bis wann dauert der Anmeldezeitraum?

– Wann und wo/von wem bekomme ich die Einladungen?

– Wie viele Begleitpersonen darf jeder mitbringen?

– Wo feiern wir; wo kann man parken?

– Was kostet eine Karten und was ist inklusive?

– Kann ich neben Absolvent xy sitzen?

– Aftershowparty: Müssen Bachelorballteilnehmer extra eine Karte hierfür kaufen?

– Wo ist die Aftershowparty; wer darf kommen; Kosten?

– Gibt es am Büfett etwas Vegetarisches/Veganes?

 

Dieser Neun-Punkte-Plan wurde unserer Gastautorin und dualen Studentin Jennifer Golle praxiserprobt und verfasst. Jennifer studiert Tourismuswirtschaft dual an der Staatlichen Studienakademie Breitenbrunn der Berufsakademie Sachsen. Sie organisierte mit ihrem Kompetenzteam für ihren Jahrgang den Bachelorball und machte jede Menge Praxiserfahrungen mit Spitzenevents in der Hotellerie.

 

Auf unserer Website und in unserem Ratgeberbuch für Duale Studenten und alle, die es werden wollen findest Du noch mehr hilfreiches Wissen rund um das Duale Studium.

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